HBSO-Shop: Lexware Kundendaten

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Abgleich von Kundendaten mit Lexware

Allgemeines

Grundlegendes

Lexware

Wenn Sie Kunden in Lexware zuerst erfassen, dann geben Sie am Besten als Matchcode die KundenNr ein, die Lexware automatisch vergibt.

Geben Sie die E-Mail 1 auf jeden Fall an !!!
Wenn Sie keine E-Mail-Adresse des Kunden haben, dann geben Sie hier <Kundennr>@<shop-adresse> an, also zB 1234@shopname.de

Als Debitorenkonto (bei Rechnungsstellung) geben Sie die KundenNr 5-stellig mit einer führenden 1 an, also zB 11234


Shop

Wenn Sie Kunden zuerst im Shop erfassen / bearbeiten, dann achten Sie auf die folgenden Felder:

  • Geburtsdatum
Falls nicht eingestellt, dann 01.01.1970 eintragen
  • Kundennummer
Ist dieses Feld leer, dann geben Sie hier die KundenNr / Matchcode ein, den der Kunde in Lexware erhalten soll
Also eine neue Nummer, die noch nicht in Lexware vergeben ist
  • Debitoren-Nummer
Wie bei Lexware üblich, vergeben Sie die Kundennummer mit einer führenden 1 (5-stellig), also zB 11234'
  • Land
Achten Sie darauf, dass das Land hier korrekt ausgewählt ist
  • Telefonnummer
Ist keine Telefonnummer vorhanden, dann stellen Sie 01234/56789 ein


Verschiedene Fälle

Wir haben hier von der Shopseite zwei allgemeine Fälle zu betrachten:

  • Kunden melden sich im Shop an und sind NICHT in Lexware vorhanden
  • Kunden melden sich im Shop an und sind in Lexware vorhanden


Gleiches gilt natürlich auch für Lexware:

  • Kunden wurden in Lexware erfasst und sind NICHT im Shop vorhanden
  • Kunden wurden in Lexware erfasst und sind im Shop vorhanden


Kunden im Shop

Auf Shop-Seite sind folgende Daten wichtig:

  • customers_id
Diese Nummer wird automatisch vom System fortlaufend vergeben und für die Generierung des Matchcode genutzt
  • customers_matchcode
Dieses Feld wird nur für den Export generiert - in der Form shop- ID-Nummer
shop- ist ein änderbares Prefix (sowohl beim Export, als auch beim Import)
Es dient nur als Behelf, wenn es Probleme mit der eigenen Nummernvergabe gibt
  • customers_number
Dies ist die wirklich interessante "Nummer" für den Abgleich mit Lexware.
Sorgen Sie dafür, dass hier der Matchcode für Lexware eingetragen wird.
Dieses Feld korrespondiert also mit dem Lexware-Matchcode
  • customers_account_number
Dieses Feld entspricht der Debitorennummer in Lexware
  • customers_email_address
Die Email-Adresse ist wichtig für den Abgleich Lexware --> Shop


Kunden in Lexware

Auf der Lexware-Seite sind folgende Daten wichtig:

  • Kunden Nr
wird automatisch vom System hochgezählt und sollte auch so belassen werden
  • Matchcode
Ein Matchcode, den man selbst vergeben kann oder man übernimmt einfach die KundenNr
Dies ist wichtig, da der Kunde später die customers_number immer auf den Rechnungen erhält
Wenn also Matchcode und KundenNr identisch sind, lässt sich der Kunde später in Lexware einfacher finden
  • E-Mail 1
Die Email-Adresse bei der 1. Rechnungsadresse (die mit dem Briefsymbol)



Neukunden im Shop

Auf der Startseite (ganz unten) haben Sie eine Kundenliste mit dem Anmeldedatum. Hier sehen Sie also die neuen Kunden.

Achten Sie unbedingt darauf, dass Sie das Feld Kundennummer in der Erfassungsmaske ausfüllen.
In Lexware unter dem Punkt Verwaltung - Einstellungen - Nummernkreise und dort unter Stammdaten finden Sie letzte aktuelle Nummer für den Kunden (in der Spalte akt.Nummer).
Vergeben Sie die nächsten Nummern im Shop nur dann, wenn in Lexware keine Kunden in der Zwischenzeit erfasst werden !!

Nur so ist gewährleistet, dass die Kundendaten auch so in Lexware ankommen, wie Sie dies wollen.

Das Feld Debitoren-Nummer können Sie füllen, wenn Sie diese schon vor dem Transfer nach Lexware wissen.

Da beim Export ein Matchcode immer nur aus der internen Nummer generiert wird, ist es besser die Kundennummer als Matchcode für Lexware anzusehen und zu benutzen


Neukunden in Lexware

Wenn Sie einen Kunden in Lexware erfassen, dann achten Sie auf folgende 3 Punkte:

  • Matchcode - dieser ist direkt hinter der automatisch vergebenen Kundennummer
Dieser Matchcode wird später im Shop zur Kundennummer
Vergeben Sie hier am Besten die KundenNr (die Lexware automatisch vergibt) auch als Matchcode
Wenn Sie dies nicht tun, müssen Sie später in Lexware beim Erstellen einer Rechnung und der Suche nach einer Rechnung immer wieder von Kundennummer- auf Matchcode-Suche umstellen
  • E-Mail 1 - da ein WebShop-Kunde eine Email-Adresse haben muss, geben Sie diese unbedingt ein
Der Abgleich später mit dem Shop erfolgt über diese Email-Adresse  !!
  • Debitorenkonto - erscheint erst, wenn Sie weitermachen und auf der Seite Rechnungsstellung
Hier wird die interne Kundennummer eingetragen. Ergänzen Sie diese um eine führende 1 und achten Sie darauf, dass die Nummer 5-stellig ist
Die Debitoren-Nummer hat also immer die Form 1xxxx !!



Shop --> Lexware

Beim Kundendaten-Export haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Alle Kunden exportieren
  • Nur geänderte / neu erfasste Kunden exportieren

Wenn geänderte / neu erfasste Daten exportiert werden sollen, dann schreiben Sie das entsprechende Datum in das Eingabefeld bei

Nur Kunden exportieren, die nach dem _________ geändert wurden (leer = Alle Kunden werden exportiert).

wobei gilt, dass das Datum inclusive ist, also auch an diesem Datum geänderte Daten werden exportiert.


Das Datum muss in der Form 01.01.1970 angegeben werden, also Tag und Monat zweistellig.

Lassen Sie das Eingabefeld leer, so werden alle Daten exportiert.


Neuerfasste Kunden

WICHTIG:
Haben Sie einen Kunden neu erfasst oder hat sich ein Kunde neu registriert, dann vergeben Sie diesem in jedem Fall die Kundennummer, bevor Sie diesen nach Lexware transferieren.
In Lexware unter dem Punkt Verwaltung - Einstellungen - Nummernkreise und dort unter Stammdaten finden Sie letzte aktuelle Nummer für den Kunden (in der Spalte akt.Nummer)
Vergeben Sie also im Shop einfach die nächsten folgenden Nummern.
Erfassen Sie nun aber keine neuen Kunden in Lexware, bis der Transfer der Daten erfolgt ist !!

Die Debitoren-Nummer kann man in diesem Schritt auch mit eingeben, indem man einfach die Kundennummer in die Form 1xxxx bringt, also zB 11234

Als Geburtsdatum erfassen Sie 01.01.1970, wenn der Kunde kein Geburtsdatum angegeben hat.


Änderungsdaten


Lexware --> Shop

Neuerfasste Kunden

Wenn Sie einen Kunden in Lexware neu erfassen, dann wird die KundenNr automatisch vergeben.

Übernehmen Sie die KundenNr direkt in das Feld Matchcode, damit es später keine Probleme beim Umschalten zwischen KundenNr und Matchcode im Verkauf gibt.
(Der Matchcode kann auch ein eigener Code sein. Bedenken Sie nur, dass dies später den Abgleich zwischen Shop und Lexware verkompliziert)

Geben Sie auch unbedingt die E-Mail 1 an !!!
Wenn Sie keine E-Mail-Adresse des Kunden haben, dann geben Sie hier <Kundennr>@<shop-adresse> an, also zB 1234@shopname.de

Wenn Sie den Kunden dann in der "großen" Erfassungsmaske bearbeiten, können Sie auf der Seite Rechnungsstellung auch gleich die Eingabe für das Debitorenkonto vornehmen.
Wie schon erwähnt, tragen Sie hier die KundenNr 5-stellig mit einer führenden 1 ein, als zB 11234
Diese Debitorennummer ist nicht zwingend notwendig für den Abgleich, dennoch sollten Sie ein einheitliches System (Übernahme der KundenNr) beibehalten.


Änderungsdaten